Das ungeliebte Szenario kennen Sie sicherlich: Sie leeren am Morgen Ihren Briefkasten und neben Zeitungen und Flugblättern flattert Ihnen allem voran eines in die Hände – Rechnungen. Während Sie selbige auseinander falten, suchen Ihre Augen bereits nach wichtigen Informationen: Welche Summe haben Sie zu begleichen? Welches Zahlungsziel ist angegeben? Stimmt der Betrag oder wurde etwas in Rechnung gestellt, das Sie nicht erhalten haben? Diese und weitere Fragen sollten bereits auf den ersten Blick beantwortet sein, damit Sie ruhigen Gewissens das eingeforderte Geld zur Zahlung anweisen können.

Die Rechnung jedoch enthält noch viele weitere Details wie Bankverbindungen, Steuernummer, Adresse, Daten, fortlaufende Rechnungsnummer usw., denen Privatpersonen in den meisten Fällen wenig bis gar kein Augenmerk widmen. Sind Sie selbst der Rechnungssteller, wendet sich das Blatt. Wir erklären Ihnen, worauf Sie bei der Rechnungsstellung besonders achten müssen. 

Während Sie als Regulierer die Rechnung nach Bezahlung in einen Ordner verstauen und das Blatt allenfalls zur Abgabe der Steuererklärung wieder hervorkramen, dürfen Sie als rechnungsstellende Tagesmutter Ihre Unterlagen nicht einfach beiseite legen. Auch genügt es nicht, den Eltern Ihrer Tageskinder einfach einen Betrag mit Ihrer Bankverbindung sowie der Adresse zukommen zu lassen.

Rechnungen müssen zwingend alle relevanten Daten enthalten, sonst droht Ihnen im schlimmsten Fall Ärger mit dem Fiskus. Worauf Sie insbesondere achten müssen, erklären wir Ihnen auf dieser Seite.

Warum spielen Rechnungen so eine große Rolle?

Mit den Kindern spielen, ihnen vorlesen, sie bekochen oder gemeinsame Ausflüge unternehmen – klar, dass das Niederschreiben Ihrer finanziellen Forderungen nicht gerade zu den spannendsten Aufgaben im Tagesmutter-Alltag gehört. Dennoch gibt es einige gute Gründe, warum Sie dieser Pflicht eine große Bedeutung zukommen lassen sollten.

Zum einen haben Sie so einen besseren Überblick über Ihre persönliche Finanzlage. Indem Sie ihre Forderungen notieren, können Sie diese mit Ihren Ausgaben abgleichen und daraus Ihren wirtschaftlichen Spielraum ableiten. Auch falsches Wirtschaften fällt mit dem monatlichen Vergleich viel schneller auf, als wenn Sie sich diesem Thema nur am Jahresende widmen und zwischenzeitlich wundern, dass das Geld hinten und vorne nicht reicht.

Avery Zweckform 1730 Rechnung (A5, selbstdurchschreibend, 2x40 Blatt) weiß/gelb*

von Avery Zweckform

Das Verfassung von Rechnungen ist zudem kein Hexenwerk. Sie müssen dafür weder Betriebswirtschaft studiert  noch zwingend einen Fachmann konsultiert haben. Während man früher alle Belege und Rechnungen von Hand schreiben musste, gibt es mittlerweile wesentlich komfortablere Lösungen.

Indem Sie Ihre Rechnungen online schreiben, verzichten Sie auf das mühselige Eingeben Ihrer Daten. Alle wichtigen Inhalte sind bereits vorgespeichert. Das spart Zeit und damit Geld. Auf der anderen Seite sind Sie gegenüber dem Finanzamt verpflichtet, Ihre Einkünfte offenzulegen und dafür Steuern an den Staat abzuführen. Ohne die dazugehörigen Belege machen Sie sich strafbar.

Zu guter Letzt haben Eltern in Deutschland das Recht, Betreuungskosten für Kinder in einem gewissen Rahmen steuerlich abzusetzen. Die von Ihnen ausgestellte Rechnung ist im Zuge dessen der Beleg der Eltern gegenüber dem Finanzamt.

Wahrheitsgemäße sowie korrekte Daten sind das A und O

Doch genug mit theoretischem Fachgesimpel. Wie sieht es für Sie in der Praxis nun konkret aus? Eine korrekt erstellte Rechnung kommt – rein auf Tagesmütter bezogen – in jedem Fall nicht ohne die folgenden Informationen aus:

• Namen: Achten Sie darauf, dass Sie sowohl Ihren als auch den des jeweiligen Leistungsempfängers (im Normalfall die Eltern oder Erziehungsberechtigten des Kindes) korrekt sowie vollständig angeben.
• Anschrift: Auch hier gilt wie beim vorherigen Punkt, dass Sie Ihre Daten und die des Empfängers wahrheitsgemäß auf der Rechnung vermerken.
• Leistungsbeschreibung: Kernpunkt Ihrer Forderung ist natürlich die Information, für was konkret Ihnen der Empfänger Geld schuldet. Geben Sie hier genau Ihre geleistete Betreuungszeit für das Kind an (Betreuungstage im jeweiligen Monat mal vereinbarter Kostensatz pro Betreuungsstunde). Achtung! Weisen Sie verschiedene Leistungen auch separat aus. Die Betreuungszeit darf nicht mit Essensgeld o.ä. verrechnet werden. Eltern können nämlich nur den Betreuungssatz steuerlich geltend machen; nicht jedoch Essens- oder Spielegeld.
• Gesamtbetrag: Heben Sie in Ihrer Aufstellung die von Ihnen geforderte Summe hervor. So wissen Ihre Kunden auf einen Blick, was Sie Ihnen schulden.
• Überweisungsdaten: Ohne diese kommt Ihr Geld nicht bei Ihnen an. BIC sowie IBAN dürfen deshalb nicht fehlen.
• Rechnungsfrist: Geben Sie an, bis wann die Leistungsempfänger Ihren Rechnungsbetrag beglichen haben sollen.
• Rechnungsnummer: Sie müssen Ihre Rechnungen fortlaufend durchnummerieren. Die Leistungsempfänger geben die Rechnungsnummer in der Regel auf dem Überweisungsträger im Betreff an.
• Ausstellungsdatum: Eine wichtige Information, wenn das Finanzamt den steuerlichen Anspruch der Eltern auf Steuerrückzahlungen prüft.
• Steuernummer: Bitte geben Sie unbedingt Ihre Steuernummer auf der Rechnung an!
• Unterschrift: Damit versichern Sie, dass die angegebenen Daten korrekt sind und das Dokument aus rechtlicher Sicht Gültigkeit besitzt.

Auch wenn wir das Thema Genauigkeit sicherlich nicht bis ins kleinste Detail ausführen müssen: Bleiben Sie unbedingt bei wahrheitsgemäßen Angaben und verzichten Sie auf Auf- oder Abrunden, Schätzen oder ähnliches. Wenn das Finanzamt Ihre Angaben nicht nachvollziehen können, fragen die Sachbearbeiter im besten Fall nach – im schlechtesten Fall handeln Sie sich jede Menge Ärger mit dem Fiskus ein.

Was nicht auf der Rechnung stehen muss

Im Gegensatz zu anderen Branchen müssen Tagesmütter steuerliche Abschläge nicht gesondert auf der Rechnung ausweisen. Diese halten sich in Ihrem Fall sowieso in Grenzen, schließlich sind Ihre Einkünfte von der Umsatzsteuer befreit. Dafür müssen Sie jedoch zunächst eine Erlaubnis zur Kindertagespflege vorweisen.

Zusätzlich reicht dem Finanzamt als Übermittlung Ihrer Einkünfte eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, da Sie Ihren Lebensunterhalt durch eine selbständige Arbeit (freiberufliche Tätigkeit) verdienen.

Was Tagesmütter steuerlich sonst noch beachten müssen, können Sie hier noch einmal genauer nachlesen.

Rechnungen schreiben ist kein Hexenwerk

Alles in allem ist das Schreiben von Rechnungen sicherlich nicht unbedingt der schönste Aspekt Ihres Berufs als Tagesmutter. Das Toben mit den Kindern macht da schon um einiges mehr Spaß. Wir konnten Sie jedoch hoffentlich davon überzeugen, dass die gewissenhafte Erstellung Ihrer Forderungen eine Aufgabe ist, die Sie gleich doppelt zu Ihrem Vorteil nutzen können:

Eine ordentlich erstellte Rechnung verleiht Ihnen einerseits Seriosität und schließt schlechtes Gerede aus, Sie könnten Leistungen verlangen, die Sie nicht erbracht haben. Alle auf der Rechnung ausgewiesenen Leistungen lassen sich jederzeit und zweifelsfrei belegen. Das gibt sowohl Ihnen als auch den Eltern Ihres Tageskinder Sicherheit. Zeitgleich verlieren Sie dadurch selbst nicht den Überblick über Ihre Finanzen und können – falls notwendig – rechtzeitig gegensteuern.

Weiterhin wirkt Ihr Betreuungsangebot aufgrund von Steuervorteilen für viele Eltern gleich um einiges attraktiver. Zudem sind Sie nicht dazu verpflichtet, eine komplexe Bilanz im Sinne der doppelten Buchführung aufzustellen. Und mit einem entsprechenden Rechnungsprogramm ausgerüstet, erledigt die Software das Rechnungsschreiben für Sie fast von alleine.

Fallstricke

Ein wichtiger Punkt, der in der Vergangenheit oftmals falsch gemacht wurde, ist die Zusammenlegung von Kosten, die nichts miteinander zu tun haben. So dürfen Sie auf Ihrer ausgestellten Rechnung beispielsweise nicht den Fehler machen, das Geld für das Mittagessen oder die Brotzeit Ihrer Tageskinder mit den Betreuungszeiten zu vermischen. Weisen Sie bitte unbedingt getrennte Kosten separat aus, damit die Erziehungsberechtigten Ihrer Schützlinge die Betreuungskosten steuerlich geltend machen können. Bei Essens- oder Spielegeld ist das nämlich nicht der Fall. Dass die Betreuungskosten bei der Steuererklärung angegeben werden können, macht die Betreuung durch eine Tagesmutter für Eltern oftmals erst richtig interessant; schließlich geht es hier um viel Geld.

Nummerieren Sie Ihre Rechnungen fortlaufend durch und geben Sie unbedingt Ihre Steuernummer an. Wenn Sie sich an die geltenden Regeln der Rechnungsstellung halten, können Sie kaum auf die Nase fallen und das Finanzamt wird Sie nicht mit Fragen löchern, die im Nachhinein äußerst unangenehm für Sie werden können. Ausgesuchte Programme machen Ihnen das Rechnung-Schreiben leicht und weisen bereits im Vorfeld auf die „Muss-Felder“ hin.

Stellen Sie sicher, dass das Rechnungsdatum korrekt ausgewiesen ist; selbiges ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit Ihrer Angaben, sowohl für Sie selbst als auch für das Finanzamt im Zuge der Absetzbarkeit der Betreuungskosten.

Auch für säumige Zahler, die Sie im Falle des Falles mahnen müssen, brauchen Sie das Datum der Rechnungsstellung. Wenngleich sich jeder Unternehmer – ganz gleich in welcher Branche – wünscht, er möge ausschließlich innerhalb des Zahlungsziels ausgleichende Kunden haben, zeigt die Praxis leider ein anderes Bild. In der Kindertagespflege kommen Eltern in aller Regel ihren finanziellen Verpflichtungen sehr zeitnah nach; dennoch kann es immer sein, dass Sie dem ein oder anderen Erziehungsberechtigten eine Mahnung schreiben müssen.

Fazit

Gerade Berufseinsteiger und Gründer, die noch nie eine Rechnung geschrieben haben, stellen sich oftmals alleine bei dem Gedanken, eine Rechnung ausstellen zu müssen, die Nackenhaare. Verständlich: Die Angst vor dem Unbekannten lässt Dinge viel komplizierter erscheinen, als sie eigentlich sind. Wer die oben genannten Eckpunkte der Rechnungsstellung befolgt und sich ein gutes Programm für seinen PC anschafft, das ihm bei der Rechnungsstellung unterstützt, spart Zeit und Nerven.

Verallgemeinernd lässt sich sagen, dass die Rechnung lieber zu viele als zu wenige Daten beinhalten sollte. Wer Steuernummer, Rechnungsnummer oder Rechnungsdatum außen vor lässt, muss sich nicht wundern, wenn das Finanzamt ermahnend an ihn herantritt. Auch ist die Seriosität einer korrekt und vollständig ausgestellten Rechnung nicht zu unterschätzen. Wenn alle erbrachten Leistungen nachvollziehbar und für Eltern verständlich dargelegt werden, ersparen Sie sich häufiges Nachfragen von Seiten der Erziehungsberechtigten und zeigen, dass Sie nichts zu verbergen haben.

Ein ungemeiner Vorteil der regelmäßigen Rechnungsstellung ist der Überblick, den Sie dadurch monatlich (je nachdem wie oft Sie Rechnungen schreiben, auch vierteljährlich oder gar zwei-wöchentlich) über Ihre Finanzen erhalten. Wem bei der Abrechnung feststellte, dass die Kosten höher sind, als die erbrachten Umsätze, kann zeitnah handeln und sein Konzept überdenken.

Wer sich trotz unseren Ausführungen noch immer vor der Rechnungsstellung scheut, fragt am besten eine bekannte Tagesmutter, wie sie vorgeht. Manchmal hilft einem ein persönliches Gespräch enorm weiter. Auch ein Anruf im Finanzamt kann helfen, brennende Fragen zu umgehen.

Wer sich generell in Sachen Steuern, Finanzen und Rechnungsstellung beraten lassen möchte, sollte sich einen Steuerberater seiner Wahl suchen. Zwar kostet die Beratung sowie die in Anspruch genommenen Leistungen Geld – sie helfen Ihnen jedoch enorm, sich im für Sie komplett neuen Steuer-Dschungel zurecht zu finden. Oftmals erscheinen die Themen Steuern und Finanzen einem Laien völlig undurchsichtig und sind der Grund, warum sich manch einer seinen Berufswunsch aus Angst vor Unwissenheit oder Ärger mit dem Finanzamt nicht auszuführen droht. Wir finden, das muss nicht sein. Richtig erklärt und mit etwas Erfahrung wird Ihnen innerhalb kurzer Zeit das Rechnung-Schreiben nur so von der Hand gehen.