Als Tagesmutter Rechnungen schreiben

Was Tagemütter bei der Rechnungserstellung beachten müssen

Rechnungen im Ordner

Dieses Szenario kennen Sie vielleicht: Sie leeren am Morgen Ihren Briefkasten und neben Zeitungen und Flugblättern fällt Ihnen vor allen Dingen eines in die Hände – Rechnungen. Während Sie diese in einem ruhigen Moment öffnen, sucht Ihr Blick dabei vermutlich speziell nach einer wichtigen Information: Dem genauen Rechnungsbetrag, damit Sie wissen, wie viel Geld Sie im Laufe des Tages noch an den jeweiligen Aussteller überweisen müssen.

Danach wandert das Papier zur Abheftung höchstwahrscheinlich in einen Ordner. Doch wenn Sie als Tagesmutter arbeiten oder darüber nachdenken, diesen Beruf zu ergreifen, wendet sich das Blatt. Dann werden Sie mit einem Mal selbst zum Rechnungssteller. In diesem Fall reicht es jedoch nicht aus, lediglich einen bestimmten Betrag auf einem Blatt Papier zu notieren. Wie so oft im Leben kommt es hier auf einige Details an – sonst droht im schlimmsten Fall Ärger vom Fiskus. Worauf speziell Tagesmütter bei der Rechnungserstellung achten müssen, erklären wir hier.

Warum spielen Rechnungen so eine große Rolle?

Mit den Kindern spielen, ihnen vorlesen oder gemeinsame Ausflüge unternehmen – klar, dass das Niederschreiben Ihrer finanziellen Forderungen nicht gerade zu den spannendsten Aufgaben im Tagesmutter-Alltag gehört. Dennoch gibt es einige gute Gründe, warum Sie dieser Pflicht eine große Bedeutung zukommen lassen sollten.

Zum einen haben Sie so einen besseren Überblick über Ihre persönliche Finanzlage. Indem Sie ihre Forderungen notieren, können Sie diese mit Ihren Ausgaben abgleichen und daraus Ihren wirtschaftlichen Spielraum ableiten.

Zudem ist das Verfassen mittlerweile kein Hexenwerk mehr. Während man früher alle Belege und Rechnungen von Hand schreiben musste gibt es mittlerweile bessere Lösungen.

Indem Sie Ihre Rechnungen online schreiben, sind all Ihre Daten bereits hinterlegt. So sparen Sie viel Zeit. Auf der anderen Seite sind Sie gegenüber dem Finanzamt verpflichtet, Ihre Einkünfte offenzulegen und dafür Steuern an den Staat abzuführen. Ohne die dazugehörigen Belege machen Sie sich jedoch strafbar. Und zu guter Letzt haben Eltern in Deutschland das Recht, Betreuungskosten für Kinder in einem gewissen Rahmen steuerlich abzusetzen. Die von Ihnen ausgestellte Rechnung ist im Zuge dessen der Beleg gegenüber dem Finanzamt.

Wahrheitsgemäße sowie korrekte Daten sind das A und O

Doch genug der Theorie. Wie sieht es für Sie konkret in der Praxis aus? Eine korrekt erstellte Rechnung kommt auf Tagesmütter bezogen in jedem Fall nicht ohne die folgenden Informationen aus:

  • Namen: Achten Sie darauf, dass Sie sowohl ihren als auch den des jeweiligen Leistungsempfängers (im Normalfall die Eltern oder Erziehungsberechtigen des Kindes) korrekt sowie vollständig angeben.
  • Anschrift: Auch hier gilt wie beim vorherigen Punkt, dass Sie Ihre Daten und die des Empfängers wahrheitsgemäß auf der Rechnung vermerken.
  • Leistungsbeschreibung: Kernpunkt Ihrer Forderung ist natürlich die Information, für was konkret Ihnen der Empfänger Geld schuldet. Geben Sie hier genau Ihre geleistete Betreuungszeit für das Kind an (Betreuungstage im jeweiligen Monat x vereinbarter Kostensatz pro Betreuungsstunde).
  • Gesamtbetrag: Heben Sie in Ihrer Aufstellung die von Ihnen geforderte Summe hervor. So wissen Ihre Kunden auf einen Blick, was Sie Ihnen schulden.
  • Überweisungsdaten: Ohne diese kommt Ihr Geld nicht bei Ihnen an. BIC sowie IBAN dürfen deshalb nicht fehlen.
  • Rechnungsfrist: Wurde diese vertraglich festgelegt, können Sie das jeweilige Fälligkeitsdatum ebenfalls einfügen.
  • Ausstellungsdatum: Eine wichtige Information, wenn das Finanzamt den steuerlichen Anspruch der Eltern auf Steuerrückzahlungen prüft.
  • Unterschrift: Damit versichern Sie, dass die angegebenen Daten korrekt sind und das Dokument aus rechtlicher Sicht Gültigkeit besitzt.

Was nicht auf der Rechnung stehen muss

Im Gegensatz zu anderen Branchen müssen Tagesmütter steuerliche Abschläge nicht gesondert auf der Rechnung ausweisen. Diese halten sich in Ihrem Fall sowieso in Grenzen, schließlich sind Ihre Einkünfte von der Umsatzsteuer befreit. Dafür müssen Sie jedoch zunächst eine Erlaubnis zur Kindertagespflege vorweisen.

Zusätzlich reicht dem Finanzamt als Übermittlung Ihrer Einkünfte eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aus, da Sie Ihren Lebensunterhalt durch eine selbständige Arbeit (freiberufliche Tätigkeit) verdienen.

Was Tagesmütter steuerlich sonst noch beachten müssen, können Sie hier noch einmal genauer nachlesen.

 

Sehen Sie die positiven Aspekte und setzen Sie auf technische Hilfe

Alles in allem ist das Schreiben von Rechnungen sicherlich nicht unbedingt der schönste Aspekt Ihres Berufs als Tagesmutter. Das Toben mit den Kindern macht da schon um einiges mehr Spaß. Wie Sie aber sehen, ist die gewissenhafte Erstellung Ihrer Forderungen eine Aufgabe, die Sie gleich doppelt zu Ihrem Vorteil nutzen können. Schließlich verlieren Sie so nie den Überblick über Ihre Finanzen.

Gleichzeitig wirkt Ihr Betreuungsangebot aufgrund von Steuervorteilen für viele Eltern gleich um einiges attraktiver. Außerdem sind Sie ja auch nicht dazu verpflichtet, eine komplexe Bilanz im Sinne der doppelten Buchführung aufzustellen. Und mit einem entsprechenden Rechnungsprogramm ausgerüstet, erledigt die Software das Rechnungsschreiben für Sie fast von alleine.

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